La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti: va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e poi deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
Il SdI è una sorta di “intermediario” che svolge i seguenti compiti: verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura; controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che si venga consegnata la fattura.
Fattura elettronica: quali sono i vantaggi
La fatturazione elettronica, innanzitutto, permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language), è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati.
Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.
Invio fattura elettronica: termini di emissione
Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di un PC, ovvero di un tablet o uno smartphone con un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.
Una volta compilata la fattura elettronica con tutti i campi necessari e firma digitale è necessario inviarla al Sistema di Interscambio (SdI), che la recapiterà al destinatario.
Quali sono i termini di invio?
In caso di invio in ritardo di una fattura elettronica, potresti ricevere sanzioni severe, dal 90% all’180% dell’imponibile totale.
L’art. 21 del D.p.r. n. 633/72, al primo comma afferma che “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.
Nel caso della fattura elettronica, l’emissione avviene al momento della trasmissione utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, quindi ciò suggerisce che la data di emissione è allo stesso tempo anche la data di trasmissione (o invio) della fattura elettronica al SdI.
In termini di tempistica, la fattura elettronica immediata deve essere emessa e trasmessa al SdI entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (prestazione del servizio, vendita) a cui il documento stesso si riferisce. Anche se sono disponibili 12 giorni di tempo per l’emissione, nel documento bisognerà comunque sempre indicare la data di esecuzione dell’operazione.
A seconda del bene e del servizio fornito la fattura elettronica può essere anche differita, ad esempio nei casi in cui avvenga la cessione di un bene la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto (DDT) o da un altro documento equipollente. Questa fattura deve indicare, tra gli altri dati: il codice “tipo documento” TD24, presente nei nuovi codici della fatturazione elettronica, gli estremi del ddt o del documento analogo che contiene il dettaglio delle operazioni effettuate. Può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. La data da indicare nella fattura differita può essere la data dell’ultima operazione.
Altra tipologia di fattura è la fattura anticipata, un documento che permette di fatturare casi in cui ci siano più prestazioni rese nel corso del mese il cui compenso non viene riscosso non prima di 30 giorni dalla data della fattura. In situazioni come questa, è possibile emettere fattura anticipata e indicare la data della fine del mese in cui sono state effettuate le prestazioni.
Dunque una volta inviata la fattura, il SdI la riceve e la inoltra al destinatario.
Se la fattura contiene degli errori, può succedere che:
- il SdI rileva gli errori e scarta la fattura;
- la fattura venga ricapitata ugalmente al destinatario, che a sua volta ti avvertirà dell’accaduto.
Fattura elettronica con Fidogest
Il software gestionale Fidogest permette l’emissione della fattura elettronica in formato XML, ed acquistando il pacchetto annuale di integrazione alla piattaforma FatturaPro, è possibile inviare con un semplice click il file XML alla piattaforma, che provvederà in automatico a firmare digitalmente la fattura ed inviarla tramite il SdI.
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